In Proceedings By Natalia

Vi skriver business e-post på engelska utan fel

Alla vet att email och «e-post», dvs E. E-post -. Är en metod för att överföra information mellan datorer, utbredd i våra dagar. Skicka eller ta emot e-post måste du ha åtkomst till Internet och din önskan att skicka eller ta emot e-post.

Fördelarna med e-post

Det finns många fördelar: först av alla e-postmeddelanden för att spara tid och ge möjlighet till informell kommunikation. De kan användas både inom företaget och på ett effektivt och snabbt sätt att kommunicera med människor runt om i världen. Speciellt den här metoden är användbar för korta meddelanden, informationsöverföring, för att tilldela / överförings möten för att utarbeta en begäran eller ett svar på det, för den dagliga korrespondensen. E-postmeddelanden kan skicka eller ta emot, även när du reser, medan resterande känner till fall.

Brister

Nackdelar med elektronisk kommunikation omfattar tekniska problem som kan påverka den försenade mottagandet av skrivelsen eller oförmåga att skaffa det. Det finns tillfällen när de investerar av någon anledning inte kan läsas. För icke-tekniska brister också kan tillskrivas, ironiskt nog, att den lätthet att skicka och ta emot sådana meddelanden kan leda till ett stort antal så kallade skräppostmeddelanden som slösar din tid i onödan. Använd inte e-post för överföring av konfidentiell information, som är ibland elektroniska enheter är knäckt, till exempel, och informationen kan falla i skrupelfria händer.

Vi läser namnen på e-postadresser

Så, nu ska vi se i vilka e-postadresser. Konventionella e-postadresser se ut så här: [email protected] [email protected] Den första delen av din e-postadress (vi pratar om adresserna till företag, inte personligt) består av namn och initialer på den person som du söker eller avdelningsnamn / avdelning eller kan minska den. Den andra delen, som omedelbart följer symbolen @ at — är namnet på ISP (Internet Service Provider), organisation, eller, återigen, en minskning av namnet. Typiskt, den sista delen av adressen omfattar suffix av domännamn, beroende på vilken typ av organisation (t.ex. «. co för company «. ac academic för universitetet), liksom namnet på det land från vilket meddelandet sänds (t.ex. «. no för Norge «. uk för Storbritannien och så vidare. d.). Här är några andra exempel på domännamnssuffix:

  • . biz — affärer.
  • . gov — statlig organisation.
  • . org — ideell organisation (t.ex. en välgörenhetsorganisation).
  • . pro — yrken (t.ex. medicin, juridik).

Layouten och plats

Nedan är ett vanligt brev. Under rubriken figur 1 visar, inklusive mottagare och ämne, under nummer två visar kroppen av brevet under nummer 3 — signaturdel.

Tema

Email — mer eller minus en ny uppfinning, jämfört med det traditionella sättet att överföra information, och eftersom det handlar om snabbt och främst informell kommunikation, vi undrar ofta om stil och de regler som ska användas i ett företag e-post. Vanligtvis trots den uppenbara informella e-postmeddelanden, vid framställning av sådana skrivelser bör styras av de allmänt accepterade reglerna för affärskorrespondens. Här är de grundläggande riktlinjerna för stil:

  • Vanligtvis är stilen att skriva e-post affärsinnehåll som liknar stilen av brev och fax. Till exempel kan du använda såsom hälsningar Dear Mr. Cornby Dear Mr. Cornby eller Dear Tom och i slutändan att använda bokstaven Yours sincerely eller Best wishes Men om du vet mottagaren, eller om du redan har bytt flera meddelanden med en viss person, kan du utelämna avsiktlig formalitet och använda mer informella former av hälsning Hi John Hi there och slutföra brev Take care eller Have a fab day ).
  • Inte att förväxla med affärsbrev personliga brev. I ett affärsbrev till samma regler i skrift, som vid normal: skriver tydligt, koncist och hövligt; Tänk på adressaten, i syfte att skriva ett brev, klarhet, tydlighet och ton.
  • Använd korrekt grammatik, skriver utan fel och stavfel, titta på skiljetecken, som om du skulle skriva någon annan affärsbrev.
  • Det är inte nödvändigt att skriva i versaler i onödan. Detta kan betraktas som likvärdiga skrik och därmed ge en negativ effekt. Om du vill göra en särskild betoning på varje ord, ordmärket asterisker på båda sidor, till exempel, * urgent *.
  • Försök att hålla ditt brev var kort och rakt på sak, eftersom människor får en hel del e-post en dag. Därför korthet är av särskild betydelse.
  • I allmänhet, i ett e-postmeddelande, försöka begränsa dig till en fråga för diskussion. Detta hjälper dig att hålla den korta meddelandet och ge mottagaren en möjlighet att bättre förstå svaret.
  • Innan du skickar ett meddelande, var noga med att kontrollera det för fel.

Huvud förkortningar som används i e-post eller TLA

På engelska, det finns en sådan sak som TLA eller Three-Letter Acronym — tre bokstäver förkortningen akronym som antogs i e-post, chatt, forum och Skype För att upprätthålla Korthet meddelanden och spara tid, människor som ibland används i brev sådan kontraktion längd ibland överstiger tre bokstäver.
Detta används ofta TLA

  • AFAIK As Far As I Know — så vitt jag vet.
  • BFN Bye For Now — innan mötet hittills.
  • BTW By The Way — förresten.
  • COB Close Of Business — i slutet av arbetsdagen.
  • FYI For Your Information — För din information /li.
  • JIT Just In Time — tid.
  • IOW In Other Words — med andra ord, med andra ord.
  • LT Lead Time — handläggningstid.
  • NRN No Reply Necessary — respons krävs inte.
  • OTOH On The Other Hand — på andra sidan.
  • WIP Work In Process — ett projekt under utveckling.

Använd dessa minskningar mycket noga, bara när du redan har etablerat en trevlig pratstund med mottagaren av brevet.

Emoticons eller smileys

Emoticons (kombination av ord emotion (känsla) och icon (symbol)) eller, som vi brukade höra, ler ofta i informella korrespondens. De uttrycker känslor som inte kan uttryckas med ord ensam, till exempel:

  • 🙂 Smile.
  • 🙁 Frown.
  • 😉 Blinkning.

I allmänhet är det bättre att inte använda smileys i näringslivet e-post, eftersom det kan ses som oprofessionellt, särskilt om du är ny för mottagaren av brevet och är inte säker på att han kommer att förstå dig på rätt sätt.

Så, gå för det! Om de typer av e-post om fallgropar av korrespondens på engelska läst i mina andra artiklar.

 

Proceedings

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>